Politique sur les conflits d'intérêts
Le but de cette politique est de maintenir l’intégrité de la Prevent Cancer Foundation et de son processus décisionnel. La politique exige que les administrateurs, dirigeants, employés et membres de comités – appelés parties prenantes – évitent les conflits entre leurs intérêts personnels et ceux de la Fondation lorsqu'ils concluent ou envisagent une transaction ou un partenariat qui pourrait profiter aux intérêts privés de l'une de ces parties prenantes. .
Cette politique exige que les parties prenantes conservent leur indépendance personnelle à l'égard de leurs investissements et s'abstiennent de réaliser des investissements financiers personnels bénéficiant des informations glanées au cours de leur implication au sein de la Fondation.
La conduite des affaires personnelles entre toute partie prenante et la Fondation, comme décrit ci-dessous, doit être divulguée et avoir l'approbation du directeur général de la Fondation et de son conseil d'administration. Ces transactions seront examinées chaque année afin de garantir qu'elles sont dans l'intérêt de la Fondation et ne créent pas de conflit d'intérêts inadmissible.
La partie prenante a, directement ou indirectement, par le biais d’intérêts commerciaux, d’investissement ou familiaux :
Propriété ou intérêt d'investissement dans toute entité avec laquelle la Fondation a une transaction ou un accord ; ou
Propriété potentielle ou intérêt d'investissement dans, ou accord de rémunération avec, toute entité ou personne avec laquelle la Fondation négocie une transaction ou un accord.
La rémunération comprend la rémunération directe et indirecte ainsi que les cadeaux ou faveurs de nature substantielle. L’existence d’un intérêt financier ne signifie pas nécessairement que la personne associée se trouve en conflit d’intérêts.
Procédures de divulgation
En cas de conflits d'intérêts réels ou possibles, la partie prenante doit divulguer l'existence et la nature de son intérêt financier ainsi que tous les faits importants au directeur général et au conseil d'administration de la Fondation.
Après divulgation de l'intérêt financier et des faits importants à l'appui, la partie prenante, ou le directeur général de la Fondation en son nom, peut faire une présentation au conseil d'administration. La partie prenante doit s'excuser de la réunion pour permettre aux administrateurs de discuter et de voter sur la question à l'étude.
Un vote majoritaire du conseil d'administration déterminera si la transaction ou l'arrangement qui donne lieu au conflit d'intérêts potentiel réel ou perçu est dans le meilleur intérêt de la Fondation et dans son propre bénéfice et si la transaction est juste et raisonnable pour la Fondation. Sur la base de cette décision, le conseil d'administration prendra les mesures disciplinaires et/ou correctives appropriées.
Si le directeur général de la Fondation et/ou un membre du conseil d'administration a des raisons raisonnables de croire qu'une partie prenante n'a pas divulgué des conflits d'intérêts réels ou possibles, il informera la partie prenante du fondement de cette conviction et lui donnera la possibilité de s'expliquer. le prétendu défaut de divulgation. Si, après avoir entendu la réponse de la partie prenante et mené l'enquête qui peut être justifiée dans les circonstances, le directeur général de la Fondation et/ou un membre du conseil d'administration détermine que la partie prenante a en fait omis de divulguer un conflit d'intérêts réel ou possible, il prendra des mesures disciplinaires et /ou une action corrective.
La divulgation d'un éventuel conflit d'intérêts, ainsi que sa détermination et son action, seront consignées dans le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration.
Divulgation annuelle
Toutes les parties prenantes doivent signer chaque année et soumettre à la Fondation une déclaration affirmant que cette personne :
a reçu une copie de la politique sur les conflits d'intérêts de la Fondation ; a lu et comprend la politique ; a accepté de se conformer à la politique ; comprend que la Fondation est un organisme de bienfaisance qui doit s'engager principalement dans des activités permettant d'atteindre un ou plusieurs de ses objectifs exonérés d'impôt ; et comprend qu'aucune partie des revenus de la Fondation ne peut être assurée, en totalité ou en partie, au profit d'intérêts privés.